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Política de tratamiento de datos personales

MANUAL INTERNO DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PLOT CONSULTORES S.A.S.

Este documento elabora en atención a la necesidad y obligación de dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley 1581 del 18 de octubre de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, en los cuales se regulan los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, y en este sentido, a la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos.

Con este manual, PLOT CONSULTORES S.A.S. busca garantizar la protección de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos, dando cumplimiento al derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

PLOT CONSULTORES S.A.S. es una sociedad legalmente constituida al amparo de las leyes colombianas e identificada con el NIT 901.633.066-0 garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por los principios de buena fe, legalidad, libertad y transparencia.

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de datos personales que sean obtenidos y administrados porPLOT CONSULTORES S.A.S.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de proveedores, clientes, colaboradores, empleados o cualquier otra persona suscrita o registrada en el marco de los servicios que presta la firma, o quien haya suministrado en forma voluntaria la información con cualquier fin, cuyo período de vigencia se prolongará por el tiempo en el que PLOT CONSULTORES S.A.S. desarrolle su objeto social.

ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, entre los cuales se encuentra el de adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo tiene por objeto determinar los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de los datos de carácter personal que PLOT CONSULTORES S.A.S recopila en desarrollo de su objeto social, para garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data que tienen todas las personas naturales.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. En la aplicación de este manual tendremos en
cuenta las definiciones establecidas por la normatividad vigente sobre la
materia como son:

  • Autorización: Consentimiento previo expreso e informado del Titular para
    llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
    Tratamiento.
  • Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una
    o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
    por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales
    por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
    que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
    Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
    personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
    supresión.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por PLOT CONSULTORES S.A.S en los procesos de recolección, almacenamiento, custodia y tratamiento de datos personales:

1. Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
2. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
3. Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o
que induzcan a error.
4. Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5. Accesoycirculaciónrestringida:ElTratamientosesujetaaloslímites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
6. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

ARTÍCULO 7. FINALIDAD. La información que PLOT CONSULTORES S.A.S recolecte por cualquiera de los canales previstos para tal fin entre otros, página web, formularios, contratos comerciales, contratos laborales, entrevistas, conversaciones, reuniones, foros, correo electrónico, será tratada con la única finalidad de dar cumplimiento a su objeto social y principalmente para:

  • Análisis de información por parte de PLOT CONSULTORES S.A.S con el fin de desarrollar su objeto social.
  • Prestación de los servicios ofrecidos por parte de PLOT CONSULTORES S.A.S así como Informar sobre el estado de los productos o servicios contratados, sus modificaciones y novedades.
  • Incluir y darle Tratamiento a la información adquirida en virtud de la relación existente entre los Titulares y PLOT CONSULTORES S.A.S, cualquiera que sea su naturaleza jurídica (laboral, civil, comercial).
  • Generar pagos laborales, seguridad social, aportes parafiscales, reportar información tributaria y cualquier otro que se derive de su relación contractual con PLOT CONSULTORES S.A.S.
  • Mantener en sus bases de datos información y proporcionar la misma a un tercero cuando sea necesario en lo referente a contacto para casos de emergencia, accidentes de trabajo y formación académica.
  • Desarrollo de protocolos de seguridad, proyectos capacitación y actualización, remisión de convocatorias, desarrollo de actividades internas, envío de comunicaciones referentes a estadísticas, reformas y nombramientos.
  • Proporcionar a terceros referencias sobre las actividades desarrolladas en PLOT CONSULTORES S.A.S. de acuerdo a lo estipulado en la ley laboral y en los periodos que allí se enmarcan.
  • Realizar pedidos y pagos a sus proveedores y reportar información tributaria referente a las compras.
  • Dar cumplimiento a los contratos suscritos entre PLOT CONSULTORES S.A.S. y sus proveedores.
  • Toda la información personal que sea recopilada por PLOT CONSULTORES S.A.S. solo será tratada exclusivamente con el propósito y finalidad para la cual fue suministrada.

CAPÍTULO II
AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. CONSULTORES S.A.S. PLOT La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por la vigencia de la relación comercial o de la vinculación al servicio, y durante el ejercicio del objeto social de la empresa.

La información suministrada por el Titular debe ser clara, completa y veraz. La omisión, falsedad y/o alteración de la información suministrada, puede generar consecuencias civiles, laborales y penales.

ARTÍCULO 9. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza propia.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
    estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 10. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS De conformidad con lo establecido en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PLOT CONSULTORES S.A.S. en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos,fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
    expresamente prohibido o no hay asido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a PLOT CONSULTORES
    S.A.S.,en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012, o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
  • Ser informado por PLOT CONSULTORES S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PLOT CONSULTORES S.A.S.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 11. MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para a concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

ARTÍCULO 12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La revocatoria deberá ser solicitada por el Titular a través del correo electrónico
info@plotconsultores.com.co

ARTÍCULO 13. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular a través de un medio físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de éste para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular, la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, como mínimo al momento de efectuar la recolección de los datos personales.

CAPÍTULO III
DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 14. DEBERES DE PLOT CONSULTORES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de PLOT CONSULTORES S.A.S., cuando actúa como responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
    derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a ése, se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 15. DERECHOS DE LOS TITULARES. De acuerdo con lo señalado en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, son derechos de los Titulares de la información los siguientes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PLOT CONSULTORES S.A.S.,. en su calidad de Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a PLOT CONSULTORES S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 del Decreto 1377 de Junio de 2013.
  3. Ser informado por PLOT CONSULTORES S.A.S., respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento el respectivo trámite de consulta y/o reclamo ante PLOT CONSULTORES S.A.S.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 16. EJERICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES. Podrán solicitar cualquiera de los procedimientos sobre datos personales que reposen en las bases de datos de PLOT CONSULTORES S.A.S., los Titulares o sus causahabientes. Para realizar cualquiera de los trámites que se describen a continuación, PLOT CONSULTORES S.A.S.. ha habilitado los siguientes canales:
Área encargada: Gerencia
Dirigida por: Ronald Rendon
Dirección: Calle 70 # 9 – 95. Bogotá D.C – Colombia
Correo electrónico: info@plotconsultores.com.co
Teléfono: +57 305 7130096

CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 17. Procedimiento para acceso y consulta. El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de PLOT CONSULTORES S.A.S. para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante la gerencia de PLOT CONSULTORES S.A.S. de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 5:00 PM, en la Calle 32 n. 6a-15 Of. 301 de la ciudad de Bogotá D.C.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

ARTÍCULO 18. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos.

a. El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las base de datos de PLOT CONSULTORES S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante PLOT CONSULTORES S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012. El reclamo se formulará mediante solicitud radicada ante la gerencia de PLOT CONSULTORES S.A.S., de lunes a viernes en horario 8:00 AM a 5:00 PM, en la calle 32 N. 6a 15, of. 301 de la ciudad de Bogotá D.C.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular.
La solicitud debe contener la siguiente información:

  1. La identificación del Titular.
  2. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  3. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
  4. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales
    el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  5. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  6. Los documentos que se quiera hacer valer.
  7. Firma, número de identificación y huella.
  8. Radicación en original.

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PLOT CONSULTORES S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, y demás normas que la complementen o adicionen.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
  • Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PLOT CONSULTORES S.A.S.
  • Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
    • El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
    • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
    • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

ARTÍCULO 19. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
PLOT CONSULTORES S.A.S. cumplirá estrictamente con las limitaciones impuestas por las normas legales pertinentes al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y
    este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
    representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
    debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

ARTÍCULO 20. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  3. Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez,
    autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

ARTÍCULO 21. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN En desarrollo del principio de seguridad, PLOT CONSULTORES S.A.S., ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y PLOT CONSULTORES S.A.S., no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a la anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas, de conformidad con la normatividad vigente. No obstante, lo anterior, PLOT CONSULTORES S.A.S., no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales.

ARTÍCULO 22. VIGENCIA. El presente documento rige a partir del 15 de noviembre de 2022 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.